a-zo 【ライブ配信・福岡】ホテルオークラ福岡様からWebex配信！別日オンラインリハと変則スケジュールへの柔軟な対応事例
福岡市博多区の中洲川端駅直結のラグジュアリーホテル「ホテルオークラ福岡」にて開催された、大手税理士団体様主催の企業防衛特別研修会にて、Cisco Webex（ウェベックス）を使用したライブ配信および限定データ収録を担当させていただきました。
格式高いホテルでの大規模な研修会であり、大人数の会員様がオンラインで視聴されるため、一瞬のトラブルも許されない高い緊張感のある現場です。
A-zoでは、単に当日マイクやカメラを操作するだけでなく、「ホテルの会場費（延長室料など）を大幅に抑えるための事前オンラインリハーサルのご提案」や、「イベントの途中から配信を開始する変則運用」など、主催者様の予算とご要望に100%寄り添ったスマートな運営体制で本番を成功に導きました。その舞台裏をご紹介します。
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ご依頼の概要
主催者様： 大手税理士団体 様（非公開）
会場： ホテルオークラ福岡 宴会場
形式： 当日会場内映像送出 ＆ Cisco Webexを使用したオンラインライブ配信（後半のみ） ＆ 特別講演のみのデータ納品
全体のタイムライン： 13:30～17:10（※ライブ配信は15:00〜17:10の後半のみ）
業務範囲： 別日の事前オンラインリハーサル（Webex上での進行・接続確認）、当日の会場プロジェクター映像・音声送出オペレーション、Webex配信管理、特別講演パートのみの編集・データ納品
現場の課題：大規模会場での失敗できない重圧 ＆ リハに伴う「会場費」のコスト問題
今回の研修会は非常に規模が大きく、絶対に失敗できない性質のものでした。そのため入念なリハーサルが不可欠でしたが、大きな課題がいくつかありました。
① ホテルで前日や当日に長時間リハーサルをすると「会場費」が跳ね上がる
ホテルの大きな宴会場を借りてライブ配信を行う場合、事前の機材チェックや関係者の発言テストのために時間を延長すると、その分「追加の会場室料」が大きなコストとなって主催者様にのしかかります。
② 現地プロジェクター送出と、途中からのライブ配信という「二重の変則運用」
イベント全体は13:30から始まりますが、前半は現地参加者のみのプログラムでした。ただし、A-zoは13:30の開会時から「会場内プロジェクターへのPC画面や映像の送出」という重要なテクニカルオペレーションを担当。さらに、15:00の「特別講演」からはWebexを立ち上げて外部へのライブ配信も同時にスタートさせるという、時間差のある高度な二重の進行管理が求められていました。
解決策：賢くコストを浮かせる「別日Webexリハ」＆ ご要望に合わせたピンポイント運用
主催者様のコスト負担を減らしつつ、本番を完全ノーミスで遂行するため、A-zoは事前の工夫と柔軟なオペレーションで対応しました。
① 会場費を完全にゼロにする「別日の事前オンラインリハーサル」
ホテルの部屋を長く借りるのではなく、本番の別日にWebex（オンライン上）に関係者の先生方を集め、事前に遠隔でのリハーサルを実施しました。画面の映り方や音声の確認、進行のすり合わせをオンライン上で完了させておくことで、ホテルの追加会場費を一切発生させずに、完璧な事前準備を可能にしました。
② 13:30の開会から始まる、現地映像送出とライブ配信の完璧な繋ぎ込み
当日は13:30の開会時からメインスイッチャーの前に陣取り、前半プログラムの進行に合わせて現地のプロジェクター映像をスムーズにコントロール。そして15:00、外部配信向けの「特別講演」が始まる瞬間に合わせ、現地のオペレーションを継続しながら、Webexの配信を音声・映像ともに美しくスマートに送出開始しました。現地とオンラインの切り替えに不自然な間を作ることなく、マルチタスクな進行をテクニカル面から完璧に支えました。
③ 必要な部分だけを無駄なく納品する個別データ作成
「全体のデータではなく、後半の特別講演のみを後日活用するためにデータで欲しい」というご要望に基づき、本番中からピンポイントで高画質収録を実施。不要なパートを省き、特別講演のみをすぐに使える状態でスマートにデータ納品いたしました。
当日の結果
ホテルオークラ福岡様の安定したインターネット回線と、別日に行っていた入念なWebexリハーサルの成果が実を結び、現地映像送出から外部ライブ配信への移行という変則的な進行だったにもかかわらず、本番は音切れ・映像の乱れともに一切なく完全ノーミスで終了いたしました。
主催者様からも、「事前にオンラインでしっかりとリハーサルができていたので当日は安心でしたし、会場費も予算内に抑えられて本当に助かりました。13:30からの会場内の映像切り替え、15:00からの配信スタート、そして必要な講演だけのデータ納品まで、こちらの細かな要望にすべて応えてくれて大満足です」と、プロの柔軟なマルチタスク対応に絶賛の声をいただくことができました。
ホテルでの大規模ライブ配信・Webex運用に関するQ&A
Q. ホテルで配信をしたいのですが、事前のリハーサルで会場費が高くなるのが心配です…
A. ぜひA-zoにご相談ください！今回のように、本番とは別日にオンライン（ZoomやWebex上）で関係者様を繋いで事前リハーサルを行う方法をご提案可能です。これならホテルの追加室料を完全にカットできるため、予算を賢く抑えながら、本番当日を万全の体制で迎えることができます。
Q. イベントの一部の時間（後半だけ、特定の講演だけ）を配信することはできますか？
A. はい、もちろん可能です。数時間に及ぶイベントのうち「会場内のプロジェクター送出は最初から行い、外部へのライブ配信はこの1時間だけにする」「特定の特別講演のみを配信し、そこだけをデータで納品してほしい」といった変則的なスケジュールや個別のご要望にも、プロのスイッチャーワークで柔軟に対応いたします。
福岡でのホテルライブ配信・Webexセミナー運営はA-zoにお任せください
「ホテルオークラ福岡様などの一流ホテルから、失敗のない高品質なライブ配信を届けたい」「予算を抑えつつ、入念な事前リハーサルを行いたい」という事務局・主催者様は、ぜひ一度福岡の映像制作会社A-zo（エーゾー）までお気軽にご相談ください。
確実な技術力と、お客様の予算に合わせた賢いプランニングで、ビジネスイベントの成功をトータルにサポートいたします。
お客様のご状況に合わせて、以下の窓口よりお気軽にご連絡ください。