福岡県久留米市を代表するシティホテル「ハイネスホテル久留米様」。

今回はこちらの宴会場をお借りし、某士業団体 様（※守秘義務のため非公開）主催の「定期総会 兼 講演会（合計約3時間30分）」において、Zoomライブ配信オペレーション、会場プロジェクター＆音響機器の調整、および後日振り返り用の映像編集（データDVD ＋ 理事様共有用動画URL納品）を一括して担当させていただきました。

本現場における最大のポイントは、「前半の講演会はZoomウェビナー」「後半の定期総会はZoomミーティング」という配信形式のスムーズな切り替え運用、音響オペレーター無しの会場手配に合わせた「会場音響・プロジェクターの現場調整サポート」、満足度の高い「お名前テロップ作成」、そして二次利用として「理事の皆様が議事録と一緒に共有・視聴できる動画環境の構築」です。

久留米での出張配信において、現場のトラブルを防ぎ安定したハイブリッド環境を作り上げたA-zo（エーゾー）のサポートの舞台裏をご紹介いたします。

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1. ご依頼の概要

  • 主催者様： 非公開（某士業団体 様）
  • 催事名： 定期総会・講演会（合計約3時間30分）
  • 会場： ハイネスホテル久留米 様（福岡県久留米市）
  • 配信プラットフォーム：
    • 前半（講演会）：Zoomウェビナー（講師と受講者を分けた一方通行型配信）
    • 後半（定期総会）：Zoomミーティング（参加者の顔が見え、双方向のやり取りが可能な形式）
  • 業務範囲：
    • 現場出張・ライブ配信機材の設営（当日対応）
    • Zoomウェビナー ⇔ Zoomミーティングの切り替え配信オペレーション
    • 会場プロジェクターへのスライド・映像投影調整
    • 会場音響（PA）機器のレベル調整・マイク音声設定・ハウリング防止対応
    • 登壇者様のお名前（氏名テロップ）作成・編集
    • 記録用映像データ作成（データDVD ＋ オンライン共有用動画URLの発行・納品）

2. 現場の課題：配信方式の切替と、音響オペレーターなしプランでの会場音声コントロール

合計3時間30分におよぶ重要な定期総会・講演会を滞りなく進行し、その後の総会報告までをスムーズにつなげるためには、以下の技術的・運用上の課題をクリアする必要がありました。

① 前半（ウェビナー）と後半（ミーティング）の「スムーズな配信切替」

一方通行の講義形式である「講演会（Zoomウェビナー）」と、会員様同士の確認や質疑応答が行われる「定期総会（Zoomミーティング）」では、推奨されるZoomの機能設定が異なります。オンライン参加者が混乱することなく、プログラムの進行に合わせてスムーズに切り替えるオペレーションが求められました。

② 音響手配を含まない会場予約における「音声トラブル防止策」

今回は音響専任オペレーターの手配を含まない会場予約条件であったため、現地マイクの音量管理やスピーカーからの音の回り込み（ハウリング）対策をどのように行うかがポイントとなりました。配信品質を高品質に保つためにも、会場全体の音響環境を適切にコントロールする必要がありました。

③ 理事や会員様が後からいつでも振り返れる「分かりやすいアーカイブ環境」

当日のライブ配信だけでなく、後日、参加できなかった方や理事の皆様が議事録と一緒に確認できるような「見やすく整理された動画データ」の作成が求められていました。

3. 解決策：Zoomの緻密な運用 ＋ 会場調整サポート ＋ テロップ入りアーカイブ動画の作成

A-zoでは、現場の状況に合わせて柔軟に対応し、主催者様およびオンライン参加の会員様が安心してご参加いただける環境を構築いたしました。

① 現場で柔軟に対応！会場音響（PA）とプロジェクターの最適化調整

今回の会場手配プランに合わせて、弊社スタッフが会場の音響機器（ミキサー・マイク入力等）のレベル調整およびハウリング防止設定を直接サポートいたしました。 また、現地受講者のためにスクリーンへ投影するプロジェクターの映像位置や解像度調整も合わせて対応。会場とオンライン双方にとって最適な環境を整えました。

② 講演会と総会でZoomの機能を使い分ける「確実な進行切替」

前半の講演会では、受講者が集中して講義を聴けるよう「Zoomウェビナー」を稼働。後半の定期総会へ移行するタイミングで「Zoomミーティング」へとスムーズに切り替えを行いました。事前に入念な進行シミュレーションを行うことで、オンライン参加者を停滞させることなく3時間30分のプログラムを順調に進行させました。

③ 先生方のお名前テロップ挿入 ＋ データDVD＆オンライン共有用URLの納品

当日の録画映像をもとに、ご登壇された先生方のお名前テロップを分かりやすく画面内に配置した編集を実施。 完成した動画は保存用の「データDVD」として納品したほか、理事の皆様がオンラインで即座に確認できるよう「共有用動画URL」を発行いたしました。これにより、理事会の共有用議事録と一緒に動画をスムーズに展開していただける環境を整えました。

4. 当日の結果と主催者様からのお声

ハイネスホテル久留米様での某士業団体様「定期総会・講演会」は、予定されていた3時間30分のプログラムを無事に完了させることができました。

会場音響やプロジェクターの調整まで弊社でフォローしたことにより、会場のスピーカーから不快なハウリングが発生することもなく、オンライン視聴者様へも極めてクリアな音声と安定した映像をお届けすることができました。

納品後、主催である某士業団体様のご担当者様からも、以下のような大変嬉しいお言葉をいただくことができました。

「先生方のお名前のテロップも大変分かりやすく、見やすい仕上がりとなっておりました。当日のご対応、誠にありがとうございました。」

お渡しした動画URLは、さっそく理事の皆様用の共有用議事録と一緒に共有・活用していただいており、事前準備から当日の現場サポート、そしてアフターフォローまで一括でお役に立つことができました。

5. 久留米でのZoom配信・アーカイブ共有に関するQ&A

Q. 会場の音響オペレーターを手配していない場合でも対応してもらえますか？

A. はい、現場の状況に合わせて柔軟にサポートいたします！通常、配信業者は配信ラインのみを管理することが多いですが、A-zoでは現場で音声トラブルや投影トラブルが起きないよう、会場様の音響機材やプロジェクターの調整・確認も現場スタッフがフォローさせていただきます。

Q. 配信後の動画を理事会や会員向けにオンラインで共有することはできますか？

A. はい、お任せください！今回の事例のように、ご指定の動画URLを発行して納品することが可能です。議事録や報告メールと一緒にURLを共有していただくことで、関係者の皆様がパソコンやスマートフォンからいつでも簡単に振り返り視聴できる環境を構築いたします。

Q. データDVDでの納品や、登壇者の名前テロップ入れも頼めますか？

A. はい、対応可能です！動画ファイルを入れたデータDVDでの納品はもちろんのこと、視聴者が誰が話しているのか一目で分かる「お名前テロップ（字幕）」の挿入など、後から見返した際に分かりやすい動画コンテンツへと編集・仕上げを行います。

福岡・久留米でのZoomライブ配信・ハイブリッド総会はA-zoにお任せください

「ハイネスホテル久留米様などの会場から、重要な定期総会や講演会をZoomで安定してライブ配信したい」「音響調整も含めて安心して任せられる配信会社を探している」「議事録と一緒に共有できる見やすいアーカイブ動画を作りたい」という士業団体・各種協会・事務局様は、ぜひ一度福岡の映像制作会社A-zo（エーゾー）までお気軽にご相談ください。

豊富な現場実績に基づく確かな提案力と、現場での柔軟な対応力で、貴様の重要なイベントを成功へと導きます。

ご検討中の内容に合わせて、以下の窓口よりお気軽にお問い合わせください。